Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw gegevens

Dit beleid beschrijft hoe NEXTEP SOLUTIONS BV (maatschappelijke zetel: Keizer Karellaan 584, 1082 Sint-Agatha-Berchem, België — KBO 0807.560.929), die haar betaaloplossing commercialiseert onder het merk Nextepay, persoonsgegevens verwerkt op haar websites (www.nextepay.com), haar applicatieomgeving (app.nextepay.com), haar applicaties en haar diensten.

Contact voor elke vraag over gegevens: privacy@nextepay.com.

2. Onze rollen naargelang de verwerkte gegevens

Nextepay treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de handelaars, de prospecten en de bezoekers van de website (accountbeheer, facturatie, ondersteuning, compliance, fraudepreventie, communicatie).

Voor de gegevens van de klanten van de handelaars (de betalers) die naar aanleiding van de betalingen worden verwerkt, treedt Nextepay op als verwerker van de handelaar, in het kader van de verwerkersovereenkomst bedoeld in onze algemene voorwaarden. De vergunde betalingsinstelling die de transacties acquireert, verwerkt deze gegevens bovendien onder haar eigen verantwoordelijkheid, voor haar eigen wettelijke verplichtingen; haar identiteit wordt aan de handelaar meegedeeld bij de opening van het account.

3. Gegevens die wij verwerken

• Handelaars en hun vertegenwoordigers: identiteit, contactgegevens, identificatie- en verificatiedocumenten (KYC/KYB, uiteindelijke begunstigden), bankgegevens, facturatiegegevens, geregistreerde betaalkaart voor de abonnementen — bewaard in de vorm van een token bij een PCI-DSS-gecertificeerde dienstverlener, nooit in leesbare vorm bij Nextepay —, verbindings- en gebruikslogboeken van de Nextepay-omgeving en de API;
• Betalers (klanten van de handelaars): transactiegegevens (bedrag, tijdstempel, kanaal, status, identificatie van de handelaar) en end-to-end versleutelde betaalgegevens — de volledige kaartnummers zijn nooit toegankelijk voor de handelaar en worden nooit in leesbare vorm door Nextepay bewaard;
• Prospecten: contactgegevens doorgegeven via het contactformulier of een aanvraag voor een demonstratie;
• Wachtlijst (vervroegde toegang): uw e-mailadres, dat uitsluitend wordt gebruikt om u te verwittigen bij de opening van de dienst — geen nieuwsbrief, geen commerciële opvolging;
• Bezoekers van de website: navigatiegegevens, onder de voorwaarden van het cookiebeleid.

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Uitvoering van de overeenkomst — opening en beheer van het account, levering van de betaaldiensten, uitbetalingen, facturatie, ondersteuning;
• Wettelijke verplichtingen — identiteits- en complianceverificaties (de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld), boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, samenwerking met de autoriteiten;
• Gerechtvaardigd belang — fraudepreventie en beveiliging van de betalingen, verbetering van de diensten, verdediging van onze rechten in rechte, vermelding als commerciële referentie binnen de grenzen voorzien in de algemene voorwaarden;
• Toestemming — niet-essentiële cookies en, in voorkomend geval, marketingcommunicatie; u kunt deze te allen tijde intrekken.

5. Fraudepreventie en geautomatiseerde beslissingen

De transacties worden onderworpen aan geautomatiseerde fraudedetectieanalyses (regels en scores), die kunnen leiden tot de weigering of de opschorting van een transactie of een uitbetaling. Deze mechanismen worden omkaderd door de regelgeving inzake betalingsdiensten. Een handelaar die door een geautomatiseerde maatregel wordt getroffen, kan een menselijke tussenkomst verkrijgen, zijn standpunt kenbaar maken en de beslissing betwisten door te schrijven naar privacy@nextepay.com.

6. Ontvangers

De gegevens worden uitsluitend gedeeld met de ontvangers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst: de acquirerende instelling, de kaart- en betaalnetwerken, de gecertificeerde technische dienstverleners (hosting, PCI-DSS-tokenisatie, verzending van e-mails), onze professionele adviseurs, en de autoriteiten wanneer de wet dit vereist. Er worden geen gegevens verkocht aan derden.

7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

De gegevens worden gehost binnen de Europese Unie. Indien een dienstverlener gegevens buiten de EER zou verwerken, wordt deze doorgifte omkaderd door een adequaatheidsbesluit of door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met de passende aanvullende maatregelen.

8. Bewaartermijnen

• Account- en identificatiegegevens (KYC/KYB): duur van de contractuele relatie, vervolgens bewaring overeenkomstig de antiwitwaswetgeving (tot 10 jaar);
• Transactiegegevens: termijnen opgelegd door de regelgeving inzake betalingsdiensten en de boekhoudkundige verplichtingen;
• Geregistreerde kaart (token): duur van de overeenkomst, verwijdering bij de beëindiging na aanzuivering van de verschuldigde bedragen;
• Prospecten en wachtlijst: tot de opening van de dienst of maximaal 2 jaar na het laatste contact;
• Technische logboeken: maximaal 12 maanden, behoudens een beveiligingsincident dat in onderzoek is.

9. Beveiliging

TLS-versleuteling tijdens de overdracht en versleuteling in rust, scheiding van de omgevingen, PCI-DSS-conformiteit voor de kaartgegevens, sterke authenticatie, interne toegangen beperkt tot wie ze nodig heeft (need-to-know) en gelogd. De kaartgegevens passeren nooit via de systemen van de handelaar — noch op zijn telefoon, noch op zijn website.

10. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de rechten van inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, binnen de grenzen voorzien door de regelgeving — bepaalde gegevens (identificatie, transacties) moeten ondanks een verzoek tot wissing worden bewaard, omwille van onze wettelijke verplichtingen. Om uw rechten uit te oefenen: privacy@nextepay.com (antwoord binnen de maand). Betalers worden verzocht zich eerst te richten tot de handelaar bij wie zij hebben betaald, die de verwerkingsverantwoordelijke is voor hun aankoop.

U kunt eveneens een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of bij de autoriteit van uw land van verblijf.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan worden aangepast om de evolutie van onze diensten of van de regelgeving te weerspiegelen. De geldende, gedateerde versie wordt op deze pagina gepubliceerd; wezenlijke wijzigingen worden aan de handelaars meegedeeld via de Nextepay-omgeving.